会议筹备要精心
会议筹备工作做得是否充分，直接关系到会议的成败。一要精心制订会议方案。会议方案是会议组织安排的总纲，要制订尽可能详细的会议方案，提前征集各方意见，确定会议内容、参会人员范围和会议议程。确定召开会议后，要征求拟上会议题，加强与相关部门的横向沟通，最终确定会议时间、会议地点和议程报领导审批。二要细化任务分工。举办大型会议前要召开筹备会议，逐项细化和分解任务、明确职责分工，将会议方案中的各项任务落实到每个科室和人员。三要随时督促检查。掌握每项任务进展情况，对有些需要提请有关领导审阅的上会议题材料，要及时送阅并督促，没有经过会前审阅或领导同意的一律不得上会审议。四要认真把关会议材料。会议材料包括会议议程单、领导要宣读或领学的文件、讲话稿、会议指南、发言材料汇编等，会务人员要对材料格式、文字表达、错字漏字、前后逻辑等认真把关、仔细校对，确保上会的材料格式规范、表述准确。
通知会议要耐心
通知会议主要有两种形式：书面通知和电话通知。无论采取哪一种形式都需要耐心，特别是时间紧迫的时候，更是不能慌乱出错。通知会议前，要对会议通知稿件再次核对，确保会议时间、地点、参会人员名单、特别注意事项等无遗漏、无错误。办公室工作人员要认真研究会议方案和有关材料，明确参会部门涉及的主要事项，要经得起接收通知方的咨询。通知会议时，若发布书面通知，要注意电话提醒参会单位接收会议通知；若通过电话形式通知，要注意列出会议名称、召集人、时间地点、参会对象、注意事项等内容，工作人员对照内容进行通知，并记录好接听人姓名及联系方式，对需会上发言的单位要作特别提醒，以便对方有充足的时间作准备。收集参会回执时，让参会单位上报参会人员的姓名、职务和联系方式，便于制作座牌和及时联系参会人，并可通过上报的参会名单检查通知是否到位，如出现遗漏还可采取补救措施。
会前核查要细心
会前核查是确保会议顺利召开的一个十分重要的环节。会务人员要在会前对各个环节做全面检查，以便及时发现并解决问题，做到防患于未然。一是确认参会人员。要仔细对照参会名单核对检查，看是否还有未通知的人员，参会人员是否有临时更改，对于需要市领导或区领导参加的会议，在会议开始前一定要和电话记录人确认，确定领导是否参加会议，并核对座牌有无遗漏，座牌摆放顺序是否正确，座牌上的信息（如单位、人名）有无错印。二是检查会议资料和用品。看会议资料和文具用品等有无缺漏，会议材料是否按照会议议程顺序摆放，特别注意翻看领导坐席材料，一页一页检查页码是否连续，页面印制是否清晰。三是检查电子设备。对会上需用到的电子设备，均需提前调试。对最常用的话筒要逐个调试，看能否正常使用；如使用无线话筒，还要检查话筒通话质量及电池电量，并准备好备用电池；需使用PPT或播放视频的，要提前演练，看素材是否有误，操作是否流畅。四是看是否符合规定。中央“八项规定”要求精简会议活动，改进会风，特别是中央和市级部门召开的视频会议，要求会场布置俭朴，不摆放花草绿植，不悬挂会标与宣传标语，桌面不能摆放矿泉水等，这些都是容易忽略的方面。
阀板加工：阀板进水口主板设计：沉箱进水口设计直径为150mm，阀板进水口主板采用300mm的正方形钢板B制作，钢板厚道为10mm，另外需要橡胶垫板B（橡胶垫板尺寸与主板钢板B尺寸一致，厚度15mm）和直径为110mm，厚度为10mm的圆形压板钢板共同构成主板。橡胶垫板位于圆形压板与主板钢板之间，通过直径14mm的螺栓进行紧密连接固定。使用时，压板钢板刚好进入沉箱进水口，而橡胶垫板则刚好与沉箱外表紧密接触，有效地进行控制进水，密封性能好。
会中服务要贴心
会中为会务工作的重头戏，主要包括会议签到、会议记录、维持会场秩序、提供会间后勤服务、处理其他事务等。在会议开始前，组织参会人员签到，对于会前十五分钟还未到达会场的人员，要根据通知时记录的联系方式及时电话联系，督促参会人员准时到会；若是大型会议，会务工作人员要熟悉座次表，以便引导参会人员尽快入座，减少入口拥堵的情况；若是会议内容涉密，还需收集与会人员的通讯设备，做好登记和保存工作。会议开始后，会务人员要在领导视线可以看到的范围，以便有临时状况时及时反应，同时做好会场后勤服务，适时调整会场温度和照明情况，及时添加茶水；要安排专人作会议记录，内容要真实、准确，层次分明、段落清楚，文字清晰易辨识，主要观点和内容不错记、漏记，对于重要会议可以安排多人轮流记录，还可辅以录音记录；会议进行中，注意防止与会议无关的人员进入会场，或在会场附近逗留、喧哗。如有来电或来人找领导和有文件需处理，确属非常紧急的，需由会务人员传送。
[46]《明英宗实录》（台北1962年影印本）卷二二四，《明史》，北京：中华书局，1974年，卷一六二，倪敬传。
会后工作要静心
会议结束后的工作容易让人懈怠和忽视，但会议结束不代表会务工作就结束了，还需要静下心来做好会后工作，确保会议达到预期效果。一是要做好会场善后。会议结束时要提醒与会人员留下需会后收回的材料，特别重要的会议资料要及时回收，同时清理会场，收回座牌、文具、录音设备等物品，检查会议桌，看领导或与会人员是否有物品遗落，有时还需清退会议用房和接待用客房，开好票据以便后期支付费用。二是要整理会议资料。会议方案、签到册、文件、发言材料、讲话稿等收回后，要分类整理、立卷归档，涉密材料要清点份数，看是否有缺漏，不能留在个人手里，其他多余会议资料要销毁。三是要及时起草会议纪要。需要将会议内容传达到一定范围的，就需要起草会议纪要，便于沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作；要根据会议宗旨，用准确精练的语言概括、提炼会议的基本精神，综合记述议事要点和议定事项，提纲挈领地反映会议的主要成果，拟写出纪要，经过领导签发后发给相关单位。
参考文献：
［1］王一明.做好会议电话通知的三个环节［J］. 秘书工作,2018（8）.
［2］刘希宝.办好持续召开会议的四点体会［J］. 秘书工作 ，2018（11）.
［3］王峰.奏响“三部曲”打造精品会务——办好区政府常务会议应重点注意的几个环节［R］.重庆：黔江区政府办公室，2017.
［4］搞会务：就抠这些细节［OL］.紫光阁杂志 .https：//baijiahao.baidu.com/s?id=1608941212621848034&wfr=spider&for=pc.2018-8-16.
（作者单位：重庆市黔江区人力资源和社会保障局办公室）
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