桂林市食品药品检验所广西桂林541000
摘要：由于信息时代的不断发展，政府机构的档案管理也逐渐朝向数字化方向建设，食品药品检验机构在发展过程中，对于监理档案、资料管理等方面的建设也必然受到影响，所以在食品药品检验机构开展档案资料的管理，对出现的问题进行批判、提出如何创新档案资料的管理措施，就显得非常重要。也对未来食品药品检验机构资料档案的管理，以及未来工作中优化工作过程的实施带来方便。
关键词：食品药品检验机构；档案管理；数字化
1.食品药品检验机构档案管理工作内容
食品药品检验机构的档案管理是充分体现当前我国市场食品、药品实力和水平的重要指标。由于市场发展的不断进步，食品药品档案的数量、种类不断增多，因此传统的计划安排已经不符合时代需求。食品药品检验档案的工作内容主要包括：食品、药品检验工作程序的管理、质量控制管理、实验报告和检验结果录入。能够在检验中规范的食品、药品的合格标准，从而监督饮食、医药行业的发展，从而对于市场环境和产品种类进行促进和监督，定期对检测结果进行公布，约束相关企业行为，引导消费者正确消费。
2.食品药品检验机构档案资料管理存在的问题
2.1重视不够，信息化意识不强
在食品药品检验机构档案资料的管理中，完善信息化建设的意识不强，也不太受到相关机构管理人员的重视，在潜意识中弱化了信息化档案资料管理的重要性，对于档案资料管理的质量也产生了严重的影响。由于档案管理部门始终缺乏信息化建设，弱化了档案编制功能，忽视对检验资料的管理，没有落实档案监管职责，让相关机构部门无法全面深入食品、药品检验资料的研究。机构工作人员对于数字并不敏感，缺乏配套技术的辅助，信息化建设就算是实施起来，也是过于表面的进行应用，没有深度挖掘食品药品检验档案的特点进行改进。
2.2缺乏实用，未能完善档案编制成果
食品药品检验机构在档案的编制工作中是需要主动的去挖掘资料，开发资料资源，能够在未来食品、药品检验中及时进行数据对比、信息汇总，方便工作人员快速的进行资料查找和确认，是一种主动性的工作，但是在实际的工作过程中，食品药品检验档案在编制和查找中，缺乏实际而有效信息传递、转换，导致无法促进食品药品监管机构的工作效率，虽然一些食品药品检验机构在档案部门建设初期也曾经设计过一些编制方案，但是随着科技的不断发展，食品、药品的市场经营扩大，对于检验档案的编制、管理工作也相对过于复杂，资料的收集也非常繁琐，所以对于编制档案研究成果，辅助机构发展的工作就无限期的被耽搁。
机构工作人员对于食品、药品档案的分类、录入、管理等程序缺乏系统标准，隶属目录较为笼统，机构工作人员在编制档案过程中，对于相关药品机构、食品公司的产品材料成分、造成危害的影响没有录入，食品药品检验机构的档案对于检测机器设备、配套的检测方案、检测方法等也没有详细入档、定期更新，造成档案编制较为单一，缺乏具体实用。
3.食品药品检验机构档案管理的创新措施
3.1推进信息化工作，加强档案资料管理
推动信息化建设工作，加强部门档案的编排管理。首先，制定方案时，需要根据不同的食品药品检验项目进行设计一套完整的方案，按照设备大类进行分类：食品、药品种类、设备使用、检测方式、检测结构、编制、入档等。按照检验资料的数量不同进行案卷的整理和分装。
其次，组织相应的案卷信息化机制，对于机构的材料收集工作，以及档案资料的管理部门进行监督。按照提供的资料和实际部门的工作情况组织信息调查。由于一些检验设备技术材料都是成套的，所以根据设备档案的特点针对设备数量进行录入，加强管理时，要具有一定的灵活性，根据案卷分类进行录入。
再者，进行案卷机制的组成之后，要按照文件材料的隶属关系，在信息系统中编制编目。方便日后资料的查找和材料的使用。先排列文字说明，随后排列项目，录入食品药品检验结果。在图纸的排列中，需要食品、药品检测的编号，反映存在的问题，按照目录的隶属情况，在原有目录中进行记录。
最后，对案卷进行编目工作。在材料排列的基础上，需要对文件和档案进行编码的顺序排列，固定案卷的顺序，对于检测文件材料都需要统计数量，成套的方案设计、文件、说明就不需要重复进行编排。编制卷内的文件目录，能够一目了然的查明检测文件材料的名单。编订完成之后，按照一定的时间，装订打印成册，填写卷内备考目录，一旦卷内文件遭到破坏，备用材料进行补充时进行说明。
3.2加强制度构建，制定档案管理章程
由于食品药品检验档案工作，是食品药品检验机构在开展项目检测时的一项基础工作，也是为了能够保障未来食品药品检验机构发展的一项重要工作，加强档案管理编制工作。食品药品检验档案管理工作是与该机构检测项目息息相关的，需要重视档案的收集和管理，坚持档案工作和建设的开发。在档案管理中，按照设备项目的实际情况，充分细化各个项目环节的检验资料，按照时间和分类的区别，将资料编制整合，进行移交。通过食品药品检验的档案管理，应该有效地与档案管理的法律法规相联系。以及与食品、药品中选取的材料标准，构建标准，验收标准的要求相一致才能够开展验收工作。在建立档案管理制度时，需要的一体化的流程操作，从文件资料的采集、到最后档案、文件的装订成册，都需要建立相应的机制进行管理和监督，完善工作化流程。
3.3提高专业技能，提升人员编制水平
食品药品检验机构的档案资料管理人员，应该把将资料编制、整理、归类、清点、数据记录等知识深度挖掘、整合和理解。这不仅仅需要考验传统管理部门人员的编排、整理、以及工作人员的专业水平。还需要调动管理部门人力资源的最大化运用，健全食品药品检验机构的内部的规章流程和工作守则，同时加大对档案资料管理人员的专业培训，提升档案人员对于档案资料的责任感，同时做好分类工作、整理档案资料、开展立卷管理工作。食品药品检验机构的档案管理人员还需要充分了解食品、药品机构在生产的产品涉及专业知识，能够从机构文档管理的各个环节，开展文件范围的选取和清点。加强档案管理人员的多种形式的培训工作和指导工作，对于单位的文件包进行有效的调查，确保在不同项目在检验完成后，仍然能够将档案牢牢控制。
3.4加强全面接收，做好档案归档手册
对于食品药品检验机构的不同类别的档案资料的进行定期清点活动，制定计划，严查审核该机构的档案资料是否完整、准确、具有规范性的卷案质量，逐页进行点查、分批录入数据。对于原材料的出厂情况，应该将原材料的型号、出厂时间、原材料规格进行跟中记录，不合格的案卷应该尽快提出改善建议。编制归档手册的采集和记录项目检验之前的记录工作，提供食品药品检验结果的阅览，并且在相应的复杂文件进行收集和备份。在整理系统文件时，最重要的是需要掌握食品药品检验机构的设备到货、安装的时间，根据设备的编码和型号，以及出厂合格证书进行检查和对照，方便日后的查阅情况。对于工作人员在外借和归还资料档案的操作上，也应该将资料的借出要详细的记录，人员所在部门，借还日期，将逾期未还的情况落实，随后催促相关关联方尽快将资料进行补齐。
4.结论
当前信息化技术的不断发展，传统意义上的食品药品检验监理档案资料的管理模式已经逐渐被淘汰，信息化的管理得到了广泛的应用。本文重点研究在食品药品检验机构的档案资料管理中存在的管理问题，针对管理问题，提出相应的建议，希望能够对食品药品检验机构的档案资料管理的研究和创新实施提供一定的参考价值。
参考文献：
[1]杨玲.新形势下如何加强食品药品检验档案管理工作[J].城建档案,2016(12):73-74.
[2]杨蓉,赵玉绒.检验检测机构专业人员技术档案的管理[J].现代企业,2017(06):22-23.
[3]许鹏.新时期加强食品药品检验档案管理工作的研究[J].办公室业务,2017(18):153.