通化市妇幼保健计划生育服务中心134000吉林通化
摘要：随着我国医疗改革不断深入，当今医院服务工作也在不断创新。医院办公室档案管理工作作为医院管理的核心内容，直接影响着医院日常经营工作，这就需要结合当今医疗体制改革需求，对医院办公室档案管理工作进行创新。基于此，本文重点探究医院办公室档案管理工作现状，进而提出几点建议，旨在提高医院办公室档案管理工作质量。
关键词：医院；办公室；档案管理；问题；优化建议
引言
医院档案管理工作涉及到医院日常经营所形成的病例、文书、人事信息、医疗信息、科研信息等，主要是对这些文件进行收集、整理、存档工作。但是在实际管理工作当中依然存在着一定问题，包括信息技术不够完善、信息孤岛等。为了能够充分发挥档案资料的积极作用和价值，我们必须要加强办公室档案管理优化工作，加强管理质量、提高档案信息的利用率。医院办公档案管理优化工作可以间接的提高医院经济效益和社会效益，为医院后续发展、改革提供强有力的依据，因此加强医院办公室档案管理的研究有着重要意义。
1、医院办公室档案管理工作现状分析
1.1缺乏安全意识
由于档案管理工作涉及面非常广泛，并且信息资源数量非常大，这就需要管理人员具备良好的安全意识，避免因为人为因素和客观因素对档案信息造成损坏。例如阴雨天气会导致档案受潮等，如果没有做好防潮工作就会导致档案损坏问题。在档案管理过程中，如果管理人员没有加强安全管理工作，就会导致档案信息被盗问题，特别是当今都是采用电子化档案管理模式，如果黑客入侵医院网络系统，就会导致电子档案信息的损坏或丢失。但是从实际工作情况来看，很多管理人员依然缺乏安全意识，对档案管理工作缺乏重视，最终导致档案管理问题。
1.2信息化建设不够完善
虽然绝大部分医院都融入了信息技术，档案管理也实现了电子化发展，但是依然没有改变档案管理效率低下的情况。很多档案管理办公室只是将纸质档案信息上传到了计算机当中，这种方法不仅无法提高档案管理质量和效率，同时也增加了一个信息录入的环节，导致档案管理效率不降反升。再者，信息化档案管理模式过于表面化，无法发挥实质性作用，信息资源利用率也不高，这些问题都是信息化建设不够完善的表现。
1.3资源利用率低
在信息化档案管理模式下，最为突出的优势就是档案信息共享和快速检索，打破档案资料查询的时间、空间限制。但是当今大部分医院档案信息资源利用率低是不争的事实。一是档案管理系统与其他部分系统缺乏联动性，无法实现档案信息的共享；二是上级部门对档案资源缺乏重视，档案信息利用率自然不会提高。这些问题导致了档案管理的信息孤岛问题，随着档案资源不断堆叠，最终致使很多档案资料被人们遗忘，造成资源浪费问题，办公室档案管理工作也丧失了其价值。
1.4工作人员专业素质问题
对于当今医院办公室档案管理工作来说，由于我国老龄化问题越来越严重，就医的社会群体不断增大，这就给档案管理工作带来了巨大的压力。档案管理工作质量的好坏与管理人员专业素质直接挂钩，但是很多医院档案管理岗位依然是一些老员工胜任，老员工由于学习能力差、新技术接受性低，从而导致档案管理工作效率止步不前。特别是在信息化档案管理模式下，由于纸质档案信息需要输入到电脑当中，很多老职工不仅字体输入较慢，并且还伴有错别字，大大降低了档案信息质量，甚至很多老员工不会操作计算机，这就给档案管理工作发展带来了极大的阻碍。
2、医院办公室档案管理优化建议
2.1提高安全意识
提高安全意识是提高安全管理能力的前提，这就需要管理人员具备安全管理意识，不断提高自身的工作能力。做好档案信息资源把关工作，确保档案信息符合归档要求，这样才能够提高档案信息的价值。医院需要针对性开展思想方面的教育工作，让管理人员加强对档案管理的重视程度，了解档案管理工作的重要性，敢于承担自身的责任。对在档案管理过程中，需要管理人员注意各项问题，例如连续天需要做好防潮工作；干燥天气做好防火工作；日常做好放到工作等，在计算机上安装防火墙和杀毒软件，保证纸质档案和数字档案处于一个安全的环境中，在存储中不能出现任何差错，保障档案信息的完整性。在电子档案资源管理中，除了要能够安装防火墙和杀毒软件，还需要加入访问限制技术，针对不同岗位人员设置不同的权限，从而保证个别档案信息不被人为泄露。
2.2进一步推动信息化建设
为了能够充分发挥档案管理工作的实质性作用，需要进一步加强信息化建设工作，以医院网络系统作为宏观平台，加强各个部门信息系统的联动，实现信息共享，提高资源利用率。为了能够保证档案管理系统的可拓展性，建议管理平台采用模块化建设方法，包括档案检索模块、档案存储模块、导航模块、管理模块、历史痕迹阅览模块等，如果医院对办公室档案管理工作有特殊的要求，可以通过增设模块的方法提高管理质量，满足实际应用需求。同时，为了能够全面强化办公室档案管理质量，建议采用精细化管理模式，将档案管理工作划分为若干项目，针对每个项目进行管理。包括数据采集、出具整理、数据分析、数据存储等，提高每个管理环节的质量，让不同项目环节环环相扣，这样才能够全面提高档案管理质量。
2.3提高档案资源利用率，避免信息孤岛
为了能够充分发挥信息化档案管理作用，除了要加强各个部门系统的联动性，同时也需要提高档案信息利用率，实现档案资源共享，避免出现信息孤岛问题。在医院总平台上，通过档案共享，其他部门如果需要查询档案信息不必到档案管理办公室，而是通过计算机进入到档案管理系统中，采用档案检索或导航模块搜索所需查找的内容，并可以直接将相关数据下载到计算机中，去除传统档案信息查询的中间工作，从而提高档案信息利用率。再者，提高信息共享率除了要在院内共享，还可以在社会上共享，将一些病例治疗档案信息上传到医院管网中，供所需人员阅读，从而提高医院档案信息服务质量，提高医院的社会效益。
2.4加强培训工作，引进先进技术
针对很多老职工对信息化档案管理模式缺乏适应性问题，一是可以通过调岗方法实现人力资源优化；二是加强职工培训工作，引进先进技术。对于后者来说，加强培训工作是提高管理人员专业素质的重要渠道，需要针对档案管理现状，针对性提出培训方案，包括职位培训、计算机培训、安全培训、道德教育等，从而提高档案管理职工的综合素养。诚然，信息化档案管理工作的确增加了档案信息录入环节，增加了档案管理工作量，同时也会有一定几率产生错字、错句等问题。基于此，笔者建议采购一些文字扫描仪，将其与计算机相连接并下载相应驱动，即可实现文字的一键录入，从而提高档案管理效率，降低管理人员的工作量。
结束语
综上所述，由于我国老龄化问题愈加严重，这给医院档案管理工作提出了巨大挑战，档案管理模式也产生了一些不适应性。针对当今医院办公室档案管理存在的问题，如缺乏安全意识、信息化建设不深入、档案利用率低、工作人员专业素养低等，需要针对性提出相应的解决对策，通过加强网络建设为信息共享提供基础，加强员工培养工作提高管理质量，这样才能够实现医院办公室档案管理工作优化目标。
参考文献
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