王玲:企业公文审核精益管理之我见论文

王玲:企业公文审核精益管理之我见论文

【摘要】在公文审核过程中,时常发现一些这样那样的问题。归纳起来,主要集中在以下几个方面:公文格式不规范、标点符号用法不规范、数字用法不规范、序次语不规范、不遵守行文规则、引文不规范、文字表述不规范等等。为有效应对和处置各类公文,需要改变以往被动式的应对工作,开展主动式的精益管理,创新公文管理理念,建设公文精益管理体系,以高效的体系运转来提高公文管理水平。办公室近几年在公文精益管理方面做了许多有益的探索,本人结合工作实践,就如何做好公文审核的精益管理谈几点体会。

【关键词】公文;审核;精益管理

公文审核是公文处理的重要环节,是文稿送交单位负责人签发前的关键性程序。它前承拟稿环节,后启签发流程,在整个公文处理过程中有着十分重要的地位,直接影响着公文的质量。

(4)轻量级保持板:轻质板,如异型钢板,被尽可能用于屋顶板和外墙板。其自重轻,从而可降低承重结构的横截面尺寸,节约钢材,并促进更合理的基础。设计和抗震设计规范。

公文文稿的审核工作一般由办公室经验丰富、水平较高的文字秘书负责,主要对文稿内容、政策界限、事实数据、实施举措、决策意图、条理结构、文字表达、行文程序、公文格式等方面进行全面的审核。公文审核是公文起草工作的延续,是对公文的进一步完善,是确保公文质量的关键环节,是一项非常严谨细致的工作。对公文审核的精益管理主要从以下几方面入手。

一、审核政策界限是否清晰

公文作为传达政令的工具,其本身具有强烈的政策色彩,这就要求公文审核人员要把讲政治放在首位,不断强化政治观念和政策意识,把好政策关。政策界限的审核主要看公文所反映和体现的基本立场、观点,所提出的意见、措施、办法和要求以及所得出的结论,是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律法规,是否符合上级机关的指示精神;同现行有关规定是否衔接,有无矛盾之处。文稿中的内容有无政策界限不清,或把政策界限规定得过死、过宽的情况;有没有党政不分、内外不分的问题。对于因情况变化需要对原有政策作出变更或提出新的政策规定的,是否与有关部门协商沟通。文稿中的观点、提法是否正确,提出的工作意见、要求、措施和办法是否切实可行,有无主观武断或者片面的、绝对化的问题。文稿中所下的结论是否恰当,理由是否充足,收文机关是否能够接受。

如果公文内容与法律、法规和政策不一致,审核人员应提请起草单位(部门)弄清情况,根据法律、法规和政策会同有关部门修改完善。特别是对规范性文件,要本着成熟一个出台一个,不成熟的,坚决不呈批或发文,以免引起不必要的混乱。

二、审核决策意图是否明确

公文的实用性相当强,印发公文的目的就是明确收文单位在阅读完公文后,知道干什么,怎么干,什么标准。这就要求公文的表述一定要清晰明了。因此,结构与条理在公文中的重要性尤为突出,也是公文审核的环节之一。

纹枯病发生普遍,也是水稻主要病害之一。从苗期到穗期都可发生,尤以分蘖盛期至抽穗期危害最重,主要危害叶鞘,次为叶片和穗部。

决策意图的审核主要把握两个方面:一是要结合决策会议的记录或者会议纪要,结合领导人的表述,力求使领导决策精神在公文文稿中得以充分展现。二是要审核公文的引文和引言部分,保证领导的决策表述原汁原味、不差分毫。

三、审核实施措施是否可行

(2)人才投入方面 “业务+技术+管理”的复合型人才是当前推进两化融合的迫切需求。普通员工方面,我国企业伴随着信息技术的引入而增加的用工占比平均水平为6.4%,其中大型企业占比较高,达到6.5%。在两化融合相关中高级领导设置方面,我国设置信息化专职中层、高层领导的企业占比分别为43.5%、28.7%,且随着企业体量的增大,其对两化融合专职领导的设置也越加重视,大型企业设置信息化高层领导的比例为48.7%,分别较小微型企业、中型企业高出11.5和23.9个百分点(如图9)。

四、审核结构条理是否清晰

决策既是集思广益的结果,又是领导集体智慧的体现。从行政决策和行政执行方面看,领导意图就是今后单位发展的大政方针。因此,公文文稿所承载的决策内容,一定程度上就是领导意图的体现,也是制发文件的出发点和落脚点。对决策意图的审核就是要保证公文观点明确体现领导意图,保证公文承载的内容与领导集体和领导者思路的一致性。

结构条理的审核主要看公文的层次是否清晰,条理是否清楚,中心是否明确,重点是否突出。公文一般采用“凭-析-断”的结构,“凭”是公文的目的,常用“为了”“依据”“遵照”等词语,表述清楚行文的根据和目的;“析”是公文的主体,具体安排任务,部署工作,是公文的核心部分,占有比较大的篇幅;“断”是在公文最后提出的希望和要求,起强调作用。这样的结构布局已经成为了固定的式样,较为周密严谨。公文主体部分的容量较大,篇幅较长,很难理出头绪,造成模糊不清的现象,影响公文内容的表达。为了保证条理清晰,通常采用序数的办法来区分层次。结构严谨、条理清晰的公文,给收文方领会公文精神、实践公文内容带来许多便利。

综合前三步,可以得到房间负荷计算结果,空调系统分区结果,建筑基本几何信息(楼高,房间面积等)。输出结果作为下一步的输入(见图3)。

实施措施是公文的主体所在,也是公文审核的着力点之一。实施措施的审核主要看公文所列措施内容是否切实可行,各种措施的依据是否真实充分;各种措施之间是否符合逻辑,各种概念是否恰当准确;各种措施或具体事项由哪个部门执行,谁是负责人,怎样执行,有怎样的期限和要求以及对这些具体要求交代得是否明确,是否会出现相互推诿扯皮的现象。有了周详恰当、切实可行、具体明确的实施措施,便于公文的运行和贯彻执行,防止公文成“一纸空文”。

五、审核文字表达是否得体

公文是一种通过文字来传达政令的重要工具,文字使用的准确性和简洁性是其最基本的要求。同时,公文又是一种特殊的文体,有常用字句和固定的书写方式。根据行文规则的要求,公文文字要观点明确,表述准确,力求精练,而且要字词规范,朴实无华。因此,在公文的审核中,对文字的要求是严谨而细致的,要求审核人员以一丝不苟、严肃认真的科学态度,字斟句酌,锤炼文字,力求使文稿准确运用公文语体,达到以记述为特征,以实用为目的,使每一个字都有每一个字的作用,每一句话都有每一句话的力度。文字表达的审核主要看措辞是否准确,表达是否周密,文字是否流畅;文件中的观点、思想、意见和主张是否完整、明确体现了公文的内容和整个的行文意图;文句段落的内容是否概念准确、判断恰当、合乎逻辑。文字的表述是否上下一致,前后一致,有无上下、前后矛盾的问题;语法修辞是否合乎规范,句子是否通顺完整,有无词搭配不当、词序不对或成份残缺等现象;篇幅长度是否适宜,有无空话、套话,有无错别字、生僻字、怪字;使用的标点符号是否正确规范,有无滥用省略和简称等现象。

在尊重并保持公文原意的前提下,敢于负责地对语言文字方面存在的问题做一些技术处理,淘汰那些与主题无关的内容和词句,删掉那些空话、套话、废话和多余的没有典型意义的材料,加工、润色那些不庄重、不准确、不严谨、不规范的语言。通过精雕细刻,使公文主题更加鲜明,语言更加精炼,篇幅更加简短,成为“精品”力作。

六、审核公文格式是否规范

公文是一种具有特定体式的文章,因此,起草公文和审核公文时,要严格按照《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》,认真审核公文的规格样式及其组成要素。

公文格式的审核主要是看行文名义是否得当,文种使用是否合适;标题是否规范完整,发文字号、发文机关是否准确;上行文要审核其签发人、会签人姓名是否注明,“请示”公文中是否在附注处注明了联系人的姓名和电话;主送机关与抄送机关的主次地位有无混淆和重复标注;有无附件,附件名称及其顺序与所附原件及其顺序是否一一对应;涉及紧急或秘密事项的文件紧急程度或密级的标定是否恰当;人名、地名的引用是否准确,文稿中引用公文的标题、发文字号是否齐全;数字使用是否准确规范,成文日期、印章、印发传达范围是否符合规定;版记是否全面。公文体式的准确规范,单靠核稿人员的把关是不够的,还要强化拟办人员的责任。审核人员要将审核把关中发现的问题和错误及时通报拟办人员,提出纠正建议,促进大家共同养成注重质量、讲究规范的良好习惯,从而减少差错,不断提高办文质量和效率。

【参考文献】

[1]赵绣雪.公文审核常见问题例析(上)[J].秘书工作,2013(5):20-23.

[2]赵绣雪.公文审核常见问题例析(下)[J].秘书工作,2013(6):25-27.

[3]杨霞.文件管理规程与案例[M].北京:北京大学出版社,2014:132.

[4]卜建伟,吴毅主编.实用公文处理手册[M].北京:中国铁道出版社,2002.

标签:;  ;  ;  ;  ;  ;  ;  ;  ;  ;  

王玲:企业公文审核精益管理之我见论文
下载Doc文档

猜你喜欢