中国水利水电第八工程局有限公司湖南省长沙市410004
摘要：在文章中，笔者深入研究了企业公文处理中的常见问题和所需要采取的相关对策，供相关部门人员参考和借鉴。
关键词：公文处理；问题；对策
一、企业公文处理中的常见问题
1.行文方面常见问题
（1）自制文种。在正式文种之外随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“情况汇报”、“工作方案”等。根据党政机关公文规定主要有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。企业公文参照执行，除以上14种之外的文种不能出现在公文中。
（2）越级行文。企业中经常出现越级行文，以事情紧急为借口，如三级项目部越过分公司或者主管部门直接向总公司请示；越过总公司业务归口部门，分公司部门负责人直接向总公司请示，严重违反了公文管理规定。
（3）请示和报告滥用。不按文种的功能和适用范围去选用文种，导致文件行文关系不清、行文目的不明，行文性质混淆。
（4）版头混用。将下行文版头用于上行文或者上行文用于下行文。按照公文处理规定要求上行文必须标注签发人姓名。下行文不要标注签发人姓名。
（5）主送机关表述不规范。多头主送，主送机关不止一个，向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时少送下级单位。主送个人，公文不得主送领导个人。
（6）起草文件语言不简练，用词不准确，让人不容易理解甚至产生歧义。
（7）拟稿单位负责人不重视，对文件不认真审核把关就签字上报。
2.公文处理程序不规范
公文拟制要求依据一定的程序进行，主要有下面这些表现：第一，存在着较多的公文“倒流”现象。正确的公文处理程序应该是：部门拟稿、部门负责人审核、办公室审核、领导签发。但有的部门不依据这一程序进行，拟制的文稿不送交办公室审核，直接上报有关领导签发，然后才返回到办公室，这种情况属于公文的“倒流”。第二，有的公文直接送到领导手中或多头主送，出现越级现象，上交报告等公文时存在请示内容，一般情况下这种现象存在于上行文中。第三，没有认识到协商会签的重要性。公文内容要求得到多个部门共同处理时，要实行协商会签制度，要积极取得有关部门的支持，防止出现错误的决策，但在实际工作中往往忽视了协调会签。
3.公文处理不及时
公文办理时间要依据规定进行，但在实际工作过程中，公文不能及时得到处理，有的还会出现相互推诿等现象，导致公文不能依据规定的时间处理，影响了工作效率。主要有下面这些表现：第一，在办理公文过程中，如果意识到存在一定的困难或不在本部门处理范围内，不会积极取得有关部门的联系，有时会私自扣压公文导致文件滞留。第二，不能应用限时办结制。在处理公文过程中，文件运转环节存在一定的问题，导致不能正常运行。在收、发文处理过程中，如果不能及时处理某一环节的问题，那么就会占用领导和其他部门的决策时间或下级单位的贯彻执行时间，阻碍了公文效能的正常发挥。第三，因为出差不积极主动使用信息化手段办理文件，导致文件无明确指示而延误上报时间。第四，有些单位、部门的文书因休假或出差未按照规定委托其他人处理文件，导致文件滞留延误办理时间。
4.公文管理不规范
文件送阅混乱。有些单位或者部门收到文件后，就随意送给领导看，没有拟办意见，送阅未登记，最终不知道文件去向，导致文件丢失。不及时归档。有些单位和部门文件长期放置在领导个人手中或其他部门，不及时催办收回归档，延误文件办结归档时间。
二、采取的对策
1.提高思想认识
公文“具有规范的格式和特定的处理程序”这一特点，要求我们在公文处理过程中必须维护公文的严肃性、权威性。规范公文处理，对于提高公文运转效率，提高企业管理水平，提质增效，推进履约，与国际接轨都有十分重要的意义。企业办公室人员必须提高规范公文处理的认识，自觉维护公文的权威性、严肃性，防止格式的随意性，维护其规范的体式，进一步提高公文的处理效率，推动机关正常工作的开展。企业管理者要加强对公文处理工作的领导，既要明确公文处理分管责任人，也要安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核。除此之外，企业管理人员还要带头学习公文处理知识并模范遵守，从而在一定程度上为广大办公室人员做出表率。
2.规范公文处理程序
在公文处理过程中要求做到科学有序、层层递进、有机连贯，要想保证公文处理工作的健康运行，则需制订严格的处理流程。在公文处理流程中存在着大量的工作步骤与工作岗位，不管哪一个环节或岗位出现问题都会影响到整个公文处理流程，所以要求不同岗位应积极配合，协调运转，达到不同环节不同岗位的有序连接，公文处理工作才能达到科学运转。办公室要负责公文的收发、批办、传递、催办等各个环节的正常运行，要随时掌握公文的处理情况。不得出现“为公文而公文”的情况，不能只做一些收收发发的工作，要认识到公文管理与应用的重要性，要积极研究如何做好公文处理工作，要保证每一份公文内容及时传达到公司、各部门、项目部当中，同时监督其执行，使公文处理工作有力支持企业管理、领导决策等工作的正常运行。
3.促进公文处理制度化、规范化
公文处理工作存在较为繁琐的程序、较为严格的时间限制，同时要求也较高。为了做好公文处理工作，就一定要责任到人，实现公文处理工作的规范化与制度化，企业要根据本身实际情况，建立完善的公文处理制度，要自源头杜绝出现公文差错问题，文秘部门要做到在公文处理工作中严格把关，要求公文的拟定、审核、审批都需依据严格的程序进行，要实行收发登记与流转记录的做法，争取在公文处理过程中不出现任何差错，尽自身最大能力防止出现公文错误的情况，在公文处理的每一个环节都要做到精益求精、认真对待，争取做到制度完善、程序规范、档案完备、管理严格、有效考核。
4.利用信息化手段，提升办文效率
有些企业因为业务范围广，项目多，工作人员出差频繁，导致文件滞留无法及时办理。目前很多企业都利用信息化软件来解决此类困扰，根据每个企业工作性质开发的协同办公系统或者OA系统，不论你身处世界任何一个角落，只要有一部手机或电脑+wifi就可以轻松办公。平时领导出差文件就搁置的情况，现在通过协同办公系统或者OA系统的应用，能够打破时间和空间的限制，随时随地办公，大大提升企业办文效率。
5.定期考核，完善的激励机制
上级部门要严格要求下级部门，要做好指导工作与监督检查工作。要在规定时间内总结公文处理工作，同时应用合理的公文处理考核标准。利用检查、考核等做法，及时表扬在公文处理工作中表现积极的部门，同时也要批评那些达不到考核标准的单位或个人。本级机关要定期总结各部门公文的错误率、差错率，要根据实际情况要求各个部门在规定时间内完成整改，今后防止出现类似问题。才能使公文处理日益达到规范化与科学化，自行文规则、文种选用、格式等方面制订严格标准。逐步形成完善的公文处理制度与检查制度，进一步规范办文程序，做到上述这些可以保证公文处理工作的正确运行。只有建立完善的公文处理制度，才能进一步规范办文程序，依据办文规则行事，再结合应用检查制度与激励制度，才能在公文处理工作中减少错误，公文处理工作才能真正做到有序、高效、规范。
结语：
综上所述，企业公文处理工作涉及许多个方面，要想保质保量的完成这项工作，就需要各个部门和人员高度负责，有较高的政治觉悟和扎实的专业技能，严格按照操作流程标准，做好公文处理中的每一项工作，只有这样，公文处理工作才能够得到高效运行。
参考文献：
[1]王景堂.构建和完善新学科的一部力作——读张庆儒先生的《公文处理学》（第二版）[J].秘书，2016（01）.
[2]朱亦春.浅谈企业公文处理工作中存在的问题和对策[J].低碳世界，2016（02）.
[3]于小娟.浅谈如何做好公文处理工作[J].企业改革与管理，2016（13）.