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摘要：合同对于公司的重要性是不言而喻的，是公司经营活动的重要组成部分，本文重点介绍合同管理对公司的重要意义；公司合同管理之前存在的主要问题；合同管理采取的主要措施
关键词：合同管理
一、合同管理对公司正常生产经营的重要意义
什么是合同？按照我国《民法通则》和《合同法》给的定义，“合同是当事人之间设立、变更、终止民事关系的协议。”这是立法机关和法学专家这些合同的“局外人”给出的定义，对“局内人”即实际产生合同的企业管理人员来说，这个定义或许有点生涩难懂，我们可以通过合同的以下的特征，来进一步理解合同的定义：
（一）合同是策划交易模式的产物
合同应交易的需要而生，为交易的进行而存，因交易的完成而灭。合同是交易的法律表现形式，当有利益冲突的几方当事人的交易一旦形成了合同时，理论上当事人就必须按照合同的条款进行交易，这不仅使交易者之间的利益冲突得以制衡，而且使交易按照约定可预见的进行，即使交易已经显现对一方不利，也不能随意放弃、改变、推迟，否则就要承担不利的法律后果。如果没有合同，没有合同法，交易是不可想象的，市场经济也是不能存在和发展的。
对于企业来说，无数个交易过程构成企业的经营过程，无数个合同支撑着、保障着、实践着企业的经营过程。企业是以营利为目的的市场主体，企业通过交易过程完成自己的经营过程，通过经营过程实现自己的利润目标。
任何交易都在一定的模式中进行，都需要设计和策划交易模式，交易模式是交易主体、交易类型、交易内容、交易方式、交易程序、交易方案、交易地域等的集合，任何交易都在一定的模式中进行，都需要策划交易模式，否则交易就无法实现。比如同是两个生产快消品的企业，一个企业与销售商订立的是买卖合同，一个企业与销售商订立的是经销合同，这两种不同的交易模式给企业带来的利益是不同的。同是购买原材料的合同，一个合同约定先付款后交货，一个合同约定货到验收合格后再付款，这两个合同给购买方带来的利益和风险也是不同的。
企业可以根据自己的企业特点和条件策划出符合自己最大利益的交易模式，并制作出符合自己交易模式的合同文本。
（二）合同是管理企业的工具
企业的管理者主要工作是管理企业的行为，企业的行为可以分为内部行为和外部行为。企业的内部行为包括企业的决策者对管理者之间的行为，管理者对执行者之间的行为，部门与部门之间的行为以及车间对车间之间的行为等。企业的外部行为包括企业与供应商之间的购买行为，企业与客户之间的销售行为，企业与银行之间的借贷行为，企业与合伙人之间的投资行为等等。
合同是公司的意志和利益，是企业对外行为的规则，合同的履行过程是企业意志和利益的实现过程，是企业的经营过程，合同的对外行为由诸多业务部门和人员完成，企业的领导者不能进行现场监控，只要他们按照合同条款的内容和程序办事，就是按照企业的意志和利益要求办事，就等于管理者对他们的行为进行了有效的管理，把合同管理好了，就延伸了企业领导者的视野，把不同部门、不同人在不同的时间、空间进行的行为纳入领导者的有效管控之中。
最能体现合同管理企业工具这一功能的是格式合同。在许多管理规范的大企业中，为了保障企业合同利益的实现，防范合同风险的发生，加强对合同业务部门和人员经营行为的管理，对反复进行的交易都请业务专家和法律专家为企业制定格式合同，并且规定在相关交易活动中使用本企业的格式合同文本，目的是规范企业的对外行为，使不同部门、不同人员在不同时间不同空间进行的业务行为统一在企业的有效管理之中。
有了上述合同的定义和特征，便不难理解合同管理对企业和公司正常生产经营的重要意义。合同不是法律专家们“玩弄”的抽象概念，合同是交易的法律化，是交易过程的法律表现形式，直接关系到企业的交易目的能否实现，交易风险能否有效控制，关系到企业的收入和支出，是企业的利润之舟。合同管理是企业管理的重要部分，可以这样说，管理不好合同，就管理不好企业。本文将结合我公司的一些实际经验，探讨如何对公司的经济合同进行有效的管理。
二、公司之前合同管理中存在的问题
在我公司《合同管理》制度颁布前，公司对合同采取未予管理的状态，合同由各单位具体经办的合同承办人员自己负责签订、履行，如果合同承办人员专业性不够，合同内容不能涵盖该合同根据其性质应该具有的必要条款，那么合同成立后对公司的合法权益就不能充分保护，发生纠纷和诉讼后我方利益便有可能受到损害。事实上即使是精通业务者也很难做到对财务、法律、税务、技术、质量等的全面掌握，而这些往往是合同不可缺少的内容。合同制作不好，合同管理便不能抓好，公司的合法权益得不到有效的保障。具体来说，公司之前的合同管理存在以下问题：
（一）没有制订科学全面的合同管理相关制度
一个科学全面的合同管理制度，是公司合同管理的纲领性文件，只有把制度制订好了，才有可能进行有效的合同管理，零星的合同管理如果不汇集集中起来，建立起全面的制度，是不能系统管理好合同的，只有建立起一个全面而科学的制度，确立了合同管理的归口管理部门，确立了公司合同制订履行的程序，确立了公司各单位的职责权利以及相关的具体管理制度，才能为合同管理指明正确的方向。
（二）公司各级领导人员对合同管理的重要性认识不够
一些领导和管理人员认为“合同是律师和法律顾问的事情”，“只有在打官司时才有用”，他们不懂合同跟企业利润的关系，不明白合同是企业的利润之舟，谈营销管理、质量管理会眉飞色舞、侃侃而谈，谈合同便无话可说，仿佛合同与他从事的企业管理工作无关。
以上现象，都是对合同管理的错误认识。实践证明，管理不好合同，就管理不好企业，合同管理是企业管理的重要组成部分。
三、我们改进做法的主要措施
近几年，我公司日益认识到合同管理的重要性，并加大了合同管理的力度，着重从以下方面加强了合同管理：
（一）专业人员参与合同成立过程
公司由各个部门和单位组成，各部门和单位都有自己的部门或单位职责，由于职责不同，所订立的合同内容和性质也不相同。公司合同分散地产生在各部门或各单位中，原来只是各部门或单位业务承办人员自己一个人参与负责合同的订立，加强合同管理之后，公司专业人员，特别是法律和财务人员的参与，成为一个合同订立前的必要前提。这种参与体现为参加合同谈判，参加合同对方单位资质审查，参加合同内容起草、审核等等。
专业人员的参与是合同管理的必要内容，是一个公司合同管理的最重要内容之一。合同管理就是要强调企业内部各相关部门之间的相互监督和相互支持。如何从程序上保证每份重要合同成立都有专业人员参与，既体现了公司合同管理的水平，也体现了一个公司管理者和业务人员合同管理的意识程度的高低。
专业人员参与，容易出现的问题其一是参与范围较窄，集中表现为仅参与合同审核，参加资质审查、谈判、起草较少，造成这种现象的原因一方面为相关专业人员如法律人员较少，而公司合同范围很广，专业人员不可能参与大部分合同资质审核与谈判，只能参与一些重要合同；另一方面是与公司合同承办单位的管理管理素质和意识相关的，合同管理素质和意识高的，在成立重要合同之前，一定会通知法律或其它专业部门，提前参与和介入合同的谈判和制订中。
容易出现的问题二是专业人员参与合同形式化，合同发生单位和合同承办人员通常已经将一个合同内容基本敲定，甚至对方已经签字盖章，才将合同交与专业人员审核，专业人员面对已经签字了的合同，通常不大可能再坚持主张修改，这种情形使专业人员的参与成为纸面和形式。如果由于管理要求不得不审核，合同承办单位事实上并没有意识到专业人员参与审核的真正意义，专业人员参与审核没有起到真正该起的作用，合同管理的效率不能真正发挥，合同管理成为一纸空文。
容易出现的问题三是合同承办单位的合同承办人员责任意识不够，将合同一揽子交付给专业人员，认为有专业人员看了就够了，自己做为合同承办人员不仔细斟酌合同条款和内容，更有甚者都不浏览合同内容，对合同内容一无所知，无法想象以此种心态将来合同签订后如何履行，如何去识别合同双方义务履行的标准，万一发生合同履行异常或合同纠纷，后果可能不堪设想。
（二）合同用章规范管理
公司印章可分为广义和狭义印章，狭义的仅指公司公章即行政印章，广义的公司印章不仅包括行政印章，还包括法定代表人章、总经理章、合同专用章、财务专用章以及电子印章等等。
我公司有《印章管理》的制度，规定了印章的范围为广义的印章，由印章归口管理部门管理全部的公司印章，但制度中未细分公司各种印章的适用情形，容易导致各种印章交叉使用，如经济合同盖章时便经常使用行政公章代替。
公司《合同管理》制度将《印章管理》中未予规定的合同专用章补充和细化。规定公司签订合同应使用合同专用章。由于合同专用章刻制的数量较多，又分散地存放管理在承办合同较多的单位，《合同管理》用授权委托书的形式规定了合同专用章该怎么使用，承办单位签订合同时应使用哪个合同专用章，合同专用章的使用程序等等。
虽说较多的印章方便了各单位的使用，提高了部分效率，但数量众多的印章也会带来管理上的风险和弊端，如盖章的随意性，合同不经审批即盖章、盖章不可控等等。
合同签订时的审批手续与专用章的审批手续，在实践中有的单位认为两个手续是不是重复，影响效率，但事实上合同内容审批与印章使用审批是两件不同的事情，都应该引起关注，都进行审批并不是简单的重复，但在程序上可以考虑设计更简洁高效。
（三）授权委托书管理
本文的授权委托书指的是有权签订合同的人将合同签字的权利予以委托。传统上合同最后签订成立更重视盖章，但合同管理应加强对合同签字的重视，即合同成立和签订不仅仅要盖章，还要求有权人对合同进行签字。而有权对合同签字的人，不应该是未被授权的办事人员，而应是董事长及其授权的人。
我公司合同签字的授权体系为两层，一层为董事长对总经理的授权，第二层为总经理对副总或部分部门负责人的授权。授权原则上包括了公司日常经营中涉及的买卖、委托、建设工程、技术协议、金融理财合同等等。金额上以公司章程的规定为限。
合同授权方面容易出现的问题，一是不按照授权委托书进行签字，无权签订合同的人签字，或有权签字的人超越权限签字；二是不对合同进行签字，仅进行盖章成立合同；三是不重视索要对方签字人的授权委托书，或不要求对方签字。
（四）合同数据统计管理与合同资料管理
合同数据统计管理可以通过日常台账管理和季度或年度报表的形式来管理。
对于承办合同较多的单位，应建立合同台账。台账的内容包括合同名称、金额、性质、履行期限、履行情况、合同签字人、是否专业审核、是否归档等。建立合同台账，一方面是合同承办单位自己对本单位成立合同的总结和归纳，一方面也是合同归口管理部门对本公司合同进行汇总统计分析的重要数据来源。
合同台账管理容易出现的问题，是各单位的合同管理员在进行归纳整理时，对台账中各填列项理解产生歧义，或根本未理解，这就需要合同管理部门对台账各项内容进行培训，通过检查进行培训沟通与交流。
季度或年度报表每季度或年度填报一次，是对本单位季度或年度合同进行汇总和统计的数据。
合同资料管理是合同管理的重要组成部分。合同承办人员在合同成立之初就应高度重视合同资料的收集和整理，将合同及相关的数据电文资料、附件、资信材料等建立单独档案，随时备查，监督履行，并为履行不良的合同做好诉讼材料准备，当该合同履行完毕后，应视情况归档。
（五）合同履行、监控与检查
对合同订立或成立之前进行管理，是比较通常的做法，对签订了的合同履行进行监控和管理，却是容易被忽略和不易管理的部分。
对于合同履行，合同承办单位和承办人是首要责任人，应密切监控合同是否按照条款的内容和方向正常履行，一旦履行出现异常，承办单位应立即采取措施，分析处理，必要时立即向合同管理单位报告，合同管理单位会同合同承办单位，做出下一步的行动计划。
合同监管部门可以通过合同台账、报表及合同检查进行主动监控，避免合同承办单位怠于处理异常合同，损害公司利益。
合同履行管理也是合同管理的重要组成部分，该部分容易产生的问题是有些异常合同，合同承办单位基于与对方单位的“交情”，怠于处理，一旦合同管理部门也未察觉合同异常，涉及诉讼时，容易贻误战机，丧失之前较优先的诉讼优势。此部分管理应结合公司其它管理制度，如诉讼管理等，弥补不足，填补漏洞和风险。
（六）培养一批合格的合同管理人员
做好合同管理工作，仅仅靠合同归口管理单位的力量是远远不够的，还需要公司逐渐建立的合同管理的意识和文化，以及合同承办单位合同承办人员的管理意识、合同素养，对于合同较多的单位，应有一位专职或兼职的合同管理员，集中管理本单位订立的合同，建立台账，报送报表，整理档案，建立本单位的合同管理细则制度，配合合同审核及管理。
三、成效
通过几年间持续的合同管理工作，公司已经建立了较为全面的合同管理制度，除公司层面的合同管理外，各单位也结合本单位的实际制订了实施细则，公司各单位合同审核和审批的意识已经逐渐建立，各项具体的合同管理制度均得以实施。公司因合同发生的纠纷得以减少和控制。
四、总结
综上，公司合同管理是一个系统工程，不是一个部门一个单位就能解决和管理好的，需要调动全系统的力量去协调，共同维护和创造一个合同管理的意识和氛围，同时，合同管理也是一个需要花时间花精力去建设的一项管理工作，不是一朝一夕就能建立起来的。首先合同管理需要公司领导对合同及合同管理的重要性有一个正确和积极的认识，一个开明的领导班子，加上科学的合同管理制度，然后旷日持久的去坚持执行，脚踏实地的去订立和履行好每一份合同，假以时日，公司的合同管理会越来越规范，相应的合同风险会越来越可控，会真正助力提升公司管理效率。
参考文献
[1]《合同管理操作指南和风险防范》[M]（张远堂著）