王蕾
中国移动通信集团黑龙江有限公司伊春分公司
摘要：在社会经济高速发展过程中，各种科学技术手段在不断的发展。现代企业在日常工作中逐渐的应用各种技术手段，实现了办公自动化发展。在办公自动化系统中应用了不同的技术手段，形成了工作流技术。基于此，笔者主要对办公自动化中的工作流技术的具体运用进行了简单的研究论述，以供参考。
关键词：办公自动化；工作流技术；运用研究；
在办公自动化中应用工作流技术手段可以规范工作内容，协调各个部门，优化办公流程，提升工作效率与质量。在实践中分析工作流需求以及功能特征，在各种技术手段的支持之下完善工作流技术，在管理文件公文、科研管理、人事管理、财务管理以及其他应用中合理应用可以为办公自动化工作开展提供有效的支持与参考。
1.办公自动化中工作流技术的运用价值
在信息时代，各个企业在不断的完善办公设备，也逐渐重视企业的办公自动化建设，在企业的办公自动化系统应用工作流技术可以提升工作效率与质量，了解工作流程技术，可以为其具体应用奠定基础。
1.1工作流技术的相关定义
工作流技术就是在计算机的辅助之下实现自动化管理的技术手段。在企业办公过程中，无论何种业务都会有设置的目标，在企业的活动开展中会形成较为有序的工作流程，这就是工作流。在工作流中，可以加工、共享以及处理各种信息内容，工作流技术会在整个办公流程中始终贯穿，不同的环节相互关联、制约，这些工作具有连续性的特征优势。工作流技术在办公自动化系统中具有关键核心的作用，可以对整个工作流程进行系统化的监督管理，调节工作内容。
1.2办公自动化中工作流技术的运用价值
在办公自动化中合理应用工作流技术可以提升工作质量，规范日常工作，协调各个部门、优化办公流程，具有重要的价值与作用，其具体如下：
1.2.1提升工作规范性
多数企业在日常办公中存在的最为主要的问题就是工作流程相对较为分散，不同的工作环节存在脱节性的问题，这样就会增加工作量，导致大量冗余工作的出现。而通过工作流技术强化管理，可以加强对各种技术手段的集中化管理，提升工作的规范性与流程性，保障不同环节的工作有序开展。
1.2.2提升了不同部门的协调性
在工作流技术的支持之下，信息传递可以通过技术手段进行处理，有效的避免了传统信息传递跨部门的滞后性，避免了不同部门信息文件留档、存档的问题，也有效的减少了人工失误问题，提升了资源的利用效率与质量，可以通过各种技术手段与软件，利用网络穿不配的方式进行文件信息的传递，提升了整体的信息化与自动化。
1.2.3优化了办公流程
在工作流技术的支持之下，工作人员可以直接的获取工作内容，明确工作的要求以及标准，精准的获得工作内容，可以根据提示与要求进行工作流程的重组与完善，进而达到优化工作效率，提升办公质量的效果。工作流技术在办公自动化系统中的具体应用。
2.工作流技术应用功能
工作流自动化在办公自动化领域中可以通过流程的方式进行分析，工作流自动化目标是协调构成的工作流等相关因素，要分析人员、事件、状态以及资源四大因素，进而保障工作流的有效发展、发展以及完成，实现全过程的有效监控管理。信息技术在管理工作流中就会实现全过程的信息以及操作，可以提供工作流程，通过技术手段开展、提示工作的进步与内容，进而达到提升工作效率的效果。
2.1系统的文档处理功能
工作流技术中融合了较为先技术的技术手段，可以利用网络在线的方式处理各种高容量的复合型文档信息数据。在办公自动化中主要就是通过文件、传真以及报表等形式承载信息内容。在网络时代，企业办公模式呈现自动化、信息化以及网络化的发展趋势，在此种环境中不仅仅要处理传统的数据类型，也要处理一些复合型的文档信息数据。
2.2完整的安全性控制功能
在办公系统中利用工作流开展工作，要做好信息保存与管理，提升信息的安全性。不同的工作人员在工作中的处理权限也是不同的。加强对办公系统的安全管理是较为关键的内容。在工作流中融合安全技术手段，通过防火墙、加密技术等方式可以进行权限设置、信息存储加密合计电子签名，可以有效的防治非法用户入侵等问题的出现，操作较为简单便捷，对于工作人员的计算机技术与水平并没有严格的要求。
2.3支持协同工作和移动办公的功能
在办公环境中，工作人员要耗费大量的时间沟通、讨论，进行决策，在网络技术手段的支持之下，异步合作方式的办公模式逐渐完善，通过电子邮件、网络论坛、网络会议等方式进行合作工作，此种模式有效的突破了传统的工作弊端，解决了时间、空间的限制，有效的提升了工作的效率与质量。
在移动网络、“互联网+”等技术手段的支持之下，办公更为便捷，可以通过网络等方式处理信息内容，反馈信息内容。
3.办公自动化中工作流技术的运用研究
合理应用工作流技术手段，会在根本上提升办公自动化效率与质量，优化工作流程，完善工作内容，在实践中工作流技术应用过程中要了解技术数据库系统、应用功能模块以及实施步骤、具体应用领域等相关内容，其主要应用如下：
3.1工作流技术数据库系统介绍
工作流技术中数据库系统主要就是为计算机终端提供相关指标的计算方法以及信息结果查询，其主要涉及到了相关信息数据的运算，信息数据的采集，是办公自动化系统中较为关键的内容。数据库系统中可以将计算机网络资源进行有效的整合，对信息数据进行加工处理，在汇总之后在将其反馈给办公自动化系统，可以为相关部门提供更为精确的信息内容以及报告。
3.1.1内容体系结构
工作流模式之下的办公自动化主要有自动化系统的开发与设计、应用、后期维护管理、升级服务等等内容。在工作流技术中要基于物理平台以及技术手段为支撑，合理的应用各种现代化的技术手段，进而实现不同的信息内容的有效交互，真正的实现自动化、信息化管理。同时，在实践中为了提升工作流技术的质量，就要在软硬件技术手段、网络技术以及通信技术的支持之下开展。
3.1.2技术系统研究
计算机是整个工作流技术的核心所在，在研究过程中要整合计算机相关技术手段，在网络时代，要融合通信技术等技术手段，在“互联网+”、大数据、网络技术、物联网等技术手段的支持之下进行信息数据的采集加工与处理，，实现对各种信息的加工。
3.2办公自动化中工作流技术功能模块
工作流就是反应业务流程计算机化的，为实现集成化以及自动化经营管理构建的可以通过工作流管理系统执行的业务模型系统。在办公自动化中工作流技术的应用可以对现有的工作内容分解，根据特定的规则以及过程强化监督，具有提升工作效率，降低成本的作用。
3.2.1流程定制工具
根据企业信息流业务过程进行图形化建模发展，定制工具丰富图形化元素信息，确定建模方式以及完善的建模管理。
3.2.2流程监控与管理
主要就是完成工作流组织中具体流通状况的监视分析，实现系列化的管理监督，具有安全性、过程控制以及授权操作等相关功能，可以提供不同工作流的技术指标统计等相关内容。
3.2.3客户端交互
实现工作流过程实例以及客户交互性管理，主要就是工作流信息处理等相关工作内容。
3.2.4工作流运行服务
定制工作流业务过程的运行环境，主要有实例化制定过程的模型化、外部资源信息的交互、运维环境内部信息数据信息、协调恢复以及相关数据信息的检查以及恢复等相关内容。
3.3工作流管理系统及其主要实施步骤
工作流在办公自动化中应用就是在网络技术条件的支持和之下，在服务器以及多台计算机客户端构成的硬件平台之上，根据预先设定的规则，在相关应用程序以及数据要求之下处理操作，完成工作内容。合理的应用工作流技术可以完成各种服务的任务与内容，可以实现对办公室中各项信息数据的自动化处理，实现业务数据中的信息交换处理，通过网络技术可以实现跨地域的信息数据传输以及处理等相关工作。
在办公自动化中构建工作流技术，通过系统分析、建模以及定义工具手段，可以将业务流程转化形成形式化、计算机可以处理的流程模式，其称之为流程模板（Template）。而在运行阶段，可以利用工作流技术中的流程控制功能，将已经解释好的定义模型进行分析，根据模型调度程序中的相关任务，激活对应的应用程序，其主要就是通过引擎达到流程控制的功能作用与效果。在工作流技术运行中，在工作人员达到操作之下，通过信息处理工具、控制软件激活应用程序完成。对此，工作流管理要与不同的用户系统、IT工具以及对应的程序实现有效的交互性管理。
综上所述，工作流技术在办公自动化中应用主要包括了建模工具、工作流服务器（引擎）以及用户界面、IT工具、应用程序等模块，属于一种分布式结构。工作流在实践中主要可以分为映射、建模以及管理三个流程。第一个步骤是映射，映射的主要任务就是对组织内部中的手工以及自动化的业务流程进行分析，进行文档化的处理分析；第二部就是建模分析，构建符合办公自动化要求的业务处理流程。第三阶段就是管理，通过软件系统可以实现跨越系统、不同以及业务单元的无风系统构成，实现系统化的集成管理。
3.4办公自动化中工作流技术的运用
在办公环境中要完成各种类型的工作。对于单独的工作要有不同的管理部门。在日常工作开展中各个部门要实现互动沟通，这些部门共同配合形成了办公系统。在办公系统中的工作流技术主要分布在不同种类的工作中。
3.4.1个人办公中工作流办公的应用
在个人办公系统中，工作流技术设置了各种不同类型的功能。可以通过工作流技术设施工作日程安排、发放电子邮件。在进行个人办公中可以通过工作流设置不同的日程。
3.4.2管理文件公文
在管公文中如果应用传统的人工传阅方式进行管理，不仅仅会影响工作质量，也会造成各种失误性问题。通过工作流技术进行公文管理，可以对公文的不同状态进行系统的记录、跟踪分析，在网络环境中会留下痕迹，这样可以为跟踪查询奠定基础，也为公文内容审核提供了信息技术支持。
3.4.3科研管理
在公司发展中涉及到一些项目开发以及研究，通过工作流技术强化管理，可以将其发布要网络系统中，通过在网络系统中进行逐级审查，实现内容归类分析，进行统计分析，登记处理，可以为数据备份以及定期检查等工作开展提供信息技术支持。
同时，要综合企业实际状况合理的引入先进的技术手段，可以提升工作效率与质量，为各项工作开展提供充足的技术支持。
第一，人事管理中工作流技术的应用
在公司内部发展中人力资源是较为关键的部门，人力资源部门在管理过程中要通过档案的方式记录不同部门的工作人员信息内容，通过工作流技术进行管理，可以在网络环境中查询信息内容，了解实际的状况，根据要求执行操作内容，可以了解人员的具体变动、升迁以及调岗变动，明确个人奖惩状况等等信息内容、
第二，财务管理中工作流技术的应用
通过工作流技术进行公司内部经费预算的记录与核查分析，了解分析相关财务状况文件内容以及具体的工作流程，通过工作流进行用款申请批准等相关工作、
第三，其他应用中工作流技术的应用
通过工作流进行政务办公，实现内部资源信息共享，合理分配各种资源信息；通过工作流技术进行信息发布管理，可以提升工作效率与质量。在工作流技术的支持之下可以实现信息的公开化管理，有效的拓展信息沟通交流的渠道，也可以及时发现问题，整改问题。
在工作流系统中可以提供在线帮助活动，明确不同模块的不同要求以及作用合理应用，进而保障各项工作的稳定开展，有序进行。
结束语：
工作流技术作为一种有效的技术手段，在办公自动化中应用可以分析各种问题与不足，实现流程化、公开化以及无纸化的办公，不仅仅会提升工作的效率，也会有效的节省社会资源。在工作流技术手段的推广以及改进，合理的应用各种技术手段，可以提升办公工作效率与质量，进而为现代化、自动化、智能化的办公发展奠定基础。
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